Registro reclami e tracciabilità: cosa chiede il nuovo Regolamento
Il registro dei reclami è una delle novità più fraintese del Regolamento Macchine. Chi lo tiene? Il fabbricante — non il mandatario, salvo delega. Ma per un mandatario capire come funziona resta essenziale.
Cos'è il registro dei reclami
Il Reg. UE 2023/1230 introduce, in linea con il Nuovo Quadro Legislativo, un monitoraggio post-vendita. All'articolo 10 si legge che, se del caso, i fabbricanti mantengono un registro dei reclami, delle macchine o dei prodotti correlati non conformi e dei richiami, e informano i distributori di tale monitoraggio. In pratica: uno strumento per tenere traccia di ciò che non ha funzionato, e delle azioni conseguenti.
Reclami, non conformità, richiami: tre cose diverse
Il registro tiene insieme tre categorie che è bene non confondere. I reclami sono le segnalazioni ricevute su una macchina — da clienti, utilizzatori, distributori. Le non conformità sono le macchine o i prodotti correlati risultati non conformi ai requisiti, a seguito di controlli o segnalazioni. I richiami sono le azioni con cui si riprende dal mercato un prodotto già distribuito, quando il rischio lo impone.
Registrarle separatamente, con data e stato, non è pedanteria: è ciò che permette, a distanza di anni, di ricostruire cosa è successo a una macchina e quali azioni sono state prese. Ed è esattamente il tipo di informazione che un'autorità di vigilanza può chiedere di vedere.
È un obbligo del fabbricante, non del mandatario
Ecco l'equivoco da sciogliere. Il registro dei reclami sta nell'articolo 10, che elenca gli obblighi dei fabbricanti. Non è un obbligo del mandatario. Anzi: l'articolo 12 esclude espressamente dal mandato gli obblighi dell'articolo 10, paragrafo 1. Quindi il mandatario, di per sé, non è tenuto a tenere il registro dei reclami.
Se il mandato te lo affida
Capita, soprattutto con mandanti extra-UE che vogliono un unico punto di riferimento europeo: il fabbricante delega al mandatario anche la tenuta del registro. In quel caso diventa parte del tuo lavoro — raccogliere e registrare reclami, non conformità e richiami, con la data e lo stato di ciascuno. E qui una cartella condivisa mostra tutti i suoi limiti: serve tracciabilità (chi ha aggiunto cosa, e quando) e la possibilità di esibire lo storico completo all'autorità, senza buchi.
La tracciabilità nel nuovo Regolamento
Il regolamento rafforza la tracciabilità lungo tutta la catena degli operatori economici: identificazione del prodotto, di chi lo ha fornito e a chi è stato fornito, documentazione a disposizione per almeno 10 anni. Per il mandatario, tracciabilità ha un significato molto concreto: sapere, per ogni macchina, quale documentazione custodisce, in quale versione, e chi vi ha avuto accesso.
Perché conta per te, anche se il registro non è tuo
Anche quando il registro dei reclami resta al fabbricante, la tracciabilità dei fascicoli è comunque affar tuo: sei tu a esibirli. Se un mandante richiama una macchina, o riceve un reclamo che tocca la conformità, l'autorità di vigilanza può chiedere a te la documentazione aggiornata di quella macchina. Avere fascicoli tracciati — con storico delle versioni e registro degli accessi — è ciò che ti fa rispondere in fretta e con sicurezza, invece di rincorrere allegati tra le email.
In formato elettronico, ma integro
Il regolamento ammette la gestione in formato elettronico, sia della documentazione tecnica sia del monitoraggio post-vendita. È un'apertura utile, ma con una condizione: i documenti devono restare integri e autentici nel tempo. Un file su una chiavetta o in una cartella condivisa non offre questa garanzia; un archivio con versioni bloccate, date certe e registro degli accessi sì. Per un mandatario che custodisce per dieci anni, la differenza tra «ho il file» e «posso dimostrare che è quello giusto, non modificato» è tutta qui.
Cosa mettere in ordine
- Chiarire nel mandato se il registro reclami spetta a te o resta al fabbricante
- Se spetta a te: un registro di reclami, non conformità e richiami, con date e stato, esibibile
- In ogni caso: fascicoli tracciati (versioni e accessi) per ogni mandante e ogni macchina
- Conservazione integra per almeno 10 anni, anche in formato elettronico
Domande frequenti
Il registro dei reclami è un obbligo del mandatario?
No: è un obbligo del fabbricante, previsto dall'articolo 10 del Reg. UE 2023/1230. Passa al mandatario solo se il mandato scritto lo prevede espressamente.
Cosa contiene il registro dei reclami?
I reclami ricevuti, le macchine o i prodotti correlati risultati non conformi e i richiami effettuati. Il fabbricante informa inoltre i distributori di tale monitoraggio.
Cosa significa tracciabilità per un mandatario?
Sapere, per ogni macchina, quale documentazione custodisce, in quale versione e chi vi ha avuto accesso, così da poterla esibire aggiornata e completa alle autorità su richiesta.
Tracciabilità, senza rincorrere le email
Scarica la guida al fascicolo tecnico delle macchine secondo il Reg. UE 2023/1230, o prova OpenCloud per tenere fascicoli e registri tracciati, con storico versioni e log accessi.