Gli obblighi del mandatario dal 20 gennaio 2027
Dal 20 gennaio 2027 il Regolamento (UE) 2023/1230 sostituisce la Direttiva Macchine. Per il mandatario — il rappresentante autorizzato — cambia il quadro degli obblighi. Vediamoli, senza giri di parole.
Chi è il mandatario
Il mandatario è la persona fisica o giuridica stabilita nell'Unione che, con un mandato scritto del fabbricante, agisce per suo conto per compiti determinati. È la figura che permette a un fabbricante — anche extra-UE — di avere un riferimento stabile nell'Unione europea, di fronte alle autorità.
La data che conta: 20 gennaio 2027
Il regolamento, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 29 giugno 2023, si applica dal 20 gennaio 2027, sostituendo la Direttiva 2006/42/CE. Da quella data gli obblighi si esercitano secondo il nuovo testo. Non è una scadenza lontana: è il momento in cui il quadro di riferimento cambia per tutti gli operatori economici, mandatario compreso.
Dalla Direttiva al Regolamento: cosa cambia per il mandatario
La figura del mandatario non nasce nel 2027: esisteva già nella Direttiva 2006/42/CE. Cambia però il modo in cui la norma ne parla — e quanto chiaramente ti chiede conto.
| Direttiva 2006/42/CE | Reg. UE 2023/1230 | |
|---|---|---|
| Come si applica | Recepita da ogni Stato membro con una legge nazionale (in Italia, il D.Lgs. 17/2010) | Direttamente applicabile, identico in tutta l'Unione: nessun recepimento |
| Obblighi del mandatario | Menzionati nelle definizioni e nelle procedure, senza un elenco dedicato | Un articolo dedicato — l'Art. 12 — con i compiti minimi del mandato scritti nero su bianco |
| Formato della documentazione | Prassi cartacea, digitale non disciplinato | Formato digitale espressamente ammesso |
| Catena degli operatori | Centrata sul fabbricante | Obblighi distinti e coordinati per fabbricante, mandatario, importatore e distributore |
La sostanza: prima gli obblighi del mandatario andavano ricostruiti leggendo il testo in controluce. Dal 2027 sono un elenco. E un elenco è più facile da rispettare — ma anche da contestare, se manca qualcosa. Qui sopra c'è ciò che tocca il mandatario; il quadro generale, voce per voce, è nel raffronto completo Direttiva vs Regolamento. Sparisce invece dalla dichiarazione la storica «persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico», i cui compiti passano proprio alla catena degli operatori.
E le macchine già immesse sul mercato?
Il 20 gennaio 2027 non azzera il passato. Le macchine immesse sul mercato prima di quella data in conformità alla Direttiva 2006/42/CE restano regolari: il Regolamento non chiede di ri-certificarle, e gli Stati membri non possono ostacolarne la messa a disposizione.
Per te, però, questo significa una cosa precisa: per anni gestirai due regimi in parallelo. I fascicoli delle macchine "vecchie" seguono le regole con cui sono nati; quelli delle macchine immesse dal 2027 seguono il Regolamento. Stessa scrivania, due binari — e la data di immissione sul mercato di ogni singola macchina è ciò che decide il binario. Un motivo in più per averla tracciata, fascicolo per fascicolo.
Cosa deve fare il mandatario (Articolo 12)
Nei limiti del mandato scritto, il mandatario:
- tiene a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato la dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica, per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato;
- fornisce all'autorità, su richiesta motivata, tutte le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità della macchina;
- collabora con le autorità, su loro richiesta, per eliminare i rischi presentati dalle macchine oggetto del suo mandato.
Cosa non rientra nel mandato
È altrettanto importante sapere cosa non puoi assumerti, perché la norma lo esclude espressamente:
- la stesura della documentazione tecnica dell'Allegato IV: resta al fabbricante;
- gli obblighi sostanziali di progettazione e fabbricazione conforme (articolo 10, paragrafo 1) e la redazione della dichiarazione (articolo 11, paragrafo 1): non sono delegabili.
In altre parole: il mandato riguarda la rappresentanza, la custodia e la collaborazione, non la responsabilità tecnica del prodotto. Il fabbricante resta il fabbricante.
Mandatario, importatore, distributore: ruoli da non confondere
Il regolamento definisce più operatori economici e a ciascuno assegna obblighi diversi. Il mandatario agisce per conto del fabbricante entro un mandato scritto. L'importatore è chi immette sul mercato dell'Unione una macchina proveniente da un paese terzo: ha obblighi propri e più ampi, e non coincide con il mandatario. Il distributore mette a disposizione la macchina sul mercato e deve agire con la dovuta diligenza. Una stessa azienda può, in situazioni diverse, indossare più cappelli — ma gli obblighi seguono il ruolo, non l'azienda. Cosa devono fare esattamente gli altri due anelli — e quando diventano fabbricanti — lo trovi nell'articolo sugli obblighi di importatore e distributore.
Per il mandatario la conseguenza pratica è netta: rispondi degli obblighi del tuo ruolo — custodia, informazioni, collaborazione — non di quelli dell'importatore o del fabbricante. Confondere i ruoli, o lasciarli impliciti nel mandato, è il modo più rapido per ritrovarsi a rispondere di qualcosa che non era compito tuo.
Il mandato scritto: mettere i confini nero su bianco
Il mandato deve almeno consentirti di svolgere i compiti dell'articolo 12. Ma conviene andare oltre e definire con precisione cosa il fabbricante ti affida: per esempio se ti delega anche la tenuta del registro dei reclami, che di base è un obbligo suo. Un mandato vago è un rischio concreto: se domani un'autorità ti chiede qualcosa che credevi non ti competesse, il confine deve essere scritto, non interpretato.
Che cosa significa, in pratica? Un mandato che regge davanti a un'autorità di solito mette per iscritto almeno questi punti:
- Compiti affidati: quelli minimi dell'Art. 12, più le eventuali deleghe aggiuntive — il registro dei reclami su tutte;
- Macchine coperte: quali modelli, serie o famiglie rientrano nel mandato, per non doverlo interpretare a posteriori;
- Decorrenza, durata e uscita: cosa succede ai fascicoli quando il mandato termina — i 10 anni di custodia di ciascuna macchina non finiscono con il contratto;
- Flusso dei documenti: come e in che tempi il fabbricante ti consegna documentazione e aggiornamenti, e in quale lingua;
- Richieste dell'autorità: chi avvisa chi, e in che tempi, quando arriva una richiesta motivata.
Nessuno di questi punti è imposto parola per parola dalla norma. Ma ognuno risponde a una domanda che, prima o poi, qualcuno ti farà.
Perché "10 anni" e "su richiesta" cambiano il lavoro quotidiano
Tenere a disposizione per dieci anni non vuol dire archiviare e dimenticare. Vuol dire poter esibire, in fretta e per ogni singola macchina, il fascicolo giusto e aggiornato. Con più mandanti e centinaia di fascicoli, il rischio vero non è non avere il documento: è non trovarlo in tempo, o esibirne una versione superata. È la differenza tra una cartella condivisa e una gestione strutturata, dove ogni mandante ha i suoi fascicoli, con storico delle versioni e registro degli accessi.
Un caso pratico: la richiesta che arriva davvero
Rappresenti tre fabbricanti extra-UE: uno di presse, uno di centri di lavoro, uno di macchine per il packaging. Un martedì mattina arriva una PEC dell'autorità di vigilanza: chiede la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità di un modello immesso sul mercato tre anni prima, indicando il numero di serie.
Le domande a cui devi rispondere in quel momento sono tre. Qual è il fascicolo giusto? Il modello ha avuto due revisioni: serve la documentazione della versione corrispondente a quel numero di serie, non l'ultima. È completo? Se il fabbricante ti ha mandato l'aggiornamento del manuale ma non la nuova valutazione dei rischi, il buco emerge adesso. Puoi dimostrare come l'hai custodito? Un fascicolo di cui non sai dire chi vi ha avuto accesso, e quando è stato modificato, è più debole di uno tracciato.
Niente di tutto questo è impossibile con una cartella condivisa. È solo lento, fragile e affidato alla memoria delle persone — e la richiesta non arriva mai nel giorno giusto.
Sei pronto a un'ispezione? La prova dei sessanta minuti
Scegli una macchina a caso tra quelle dei tuoi mandanti e cronometra. Entro un'ora dovresti poter dire sì a tutte queste domande:
- Trovo il fascicolo di quella specifica macchina, nella versione corrispondente al numero di serie
- La dichiarazione di conformità UE corrisponde alla documentazione tecnica che sto per esibire
- So dire chi ha aperto o modificato il fascicolo, e quando
- Se il mandato mi delega il registro dei reclami, è aggiornato e con le date a posto
- Posso consegnare tutto in un formato leggibile dall'autorità, senza ricostruzioni manuali
Se una risposta è no, hai trovato il punto da sistemare prima che lo trovi qualcun altro.
Cosa fare entro il 2027
- Mappare i mandati in corso e verificarne l'allineamento al regolamento
- Verificare, per ogni macchina, che documentazione tecnica e dichiarazione siano complete e ricevute dal fabbricante
- Definire dove e come conservi (il formato elettronico è ammesso) garantendo integrità e tracciabilità
- Chiarire nel mandato i compiti delegati, registro reclami incluso se previsto
Domande frequenti
Da quando si applica il Regolamento macchine (UE) 2023/1230?
Dal 20 gennaio 2027, in sostituzione della Direttiva 2006/42/CE. Il regolamento è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 29 giugno 2023.
Cosa tiene a disposizione il mandatario e per quanto tempo?
La dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica, da tenere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato, e da fornire su richiesta motivata.
Il fabbricante può delegare al mandatario la stesura del fascicolo tecnico?
No. La stesura della documentazione tecnica di cui all'Allegato IV non rientra nel mandato: resta un obbligo del fabbricante.
Il mandatario deve essere stabilito nell'Unione europea?
Sì. Il mandatario è per definizione una persona fisica o giuridica stabilita nell'Unione, nominata con mandato scritto dal fabbricante. È proprio questo il suo ruolo: dare alle autorità un interlocutore dentro i confini dell'UE, anche quando il fabbricante è fuori.
In che formato va conservata la documentazione tecnica?
Il Regolamento ammette espressamente il formato digitale. Quello che conta è poterla esibire su richiesta motivata, completa e nella versione corretta, per almeno 10 anni dall'immissione della macchina sul mercato.
Cosa succede ai fascicoli quando il mandato termina?
I 10 anni di disponibilità decorrono dall'immissione sul mercato di ciascuna macchina, non dalla durata del contratto. La norma non scioglie il nodo al posto tuo: per questo conviene scrivere nel mandato chi custodisce la documentazione per il periodo residuo.
Pronto per il 20 gennaio 2027
Scarica la guida agli obblighi del mandatario secondo il Reg. UE 2023/1230, o prova OpenCloud per tenere i fascicoli dei tuoi mandanti pronti da esibire, per tutti i dieci anni.