Cosa deve contenere il fascicolo tecnico di una macchina (Allegato IV)
Il Regolamento (UE) 2023/1230 chiama documentazione tecnica ciò che tutti conoscono come fascicolo tecnico. Il suo contenuto è definito nell'Allegato IV. A redigerlo è il fabbricante — ma per un mandatario conoscerlo a fondo è parte del ruolo, perché è lui a doverlo custodire ed esibire.
La documentazione tecnica: il fascicolo, con un nome nuovo
Dal 20 gennaio 2027 il Reg. UE 2023/1230 sostituisce la Direttiva 2006/42/CE. Il fascicolo tecnico diventa documentazione tecnica, descritta nell'Allegato IV: la Parte A per le macchine, la Parte B per le quasi-macchine. È l'evoluzione dell'Allegato VII della vecchia direttiva, aggiornata alla logica del Nuovo Quadro Legislativo europeo.
Cosa deve contenere (Allegato IV, in sintesi)
La documentazione tecnica deve consentire di valutare la conformità della macchina ai requisiti applicabili. In sintesi comprende:
- una descrizione completa della macchina e del suo uso previsto;
- la documentazione della valutazione dei rischi: il procedimento seguito e le misure di protezione adottate;
- i disegni e gli schemi di progettazione e fabbricazione della macchina e dei suoi componenti, sottoinsiemi e circuiti;
- le descrizioni e spiegazioni necessarie a comprendere quei disegni e il funzionamento della macchina;
- i riferimenti alle norme armonizzate applicate (e, dove servono, le altre specifiche tecniche);
- le istruzioni per l'uso;
- la dichiarazione di conformità UE (o, per le quasi-macchine, la dichiarazione di incorporazione con le istruzioni di assemblaggio).
Macchina o quasi-macchina? Il fascicolo cambia
L'Allegato IV è diviso in due parti perché due sono gli oggetti. La Parte A riguarda le macchine complete, pronte all'uso, che portano la marcatura CE e la dichiarazione di conformità UE. La Parte B riguarda le quasi-macchine: insiemi che non svolgono da soli un'applicazione definita e sono destinati a essere incorporati in altre macchine. Per queste non c'è la dichiarazione di conformità, ma la dichiarazione di incorporazione, accompagnata dalle istruzioni di assemblaggio.
Per un mandatario la distinzione non è teorica: cambia quali documenti ti aspetti di ricevere e custodire. Se un mandante ti affida una quasi-macchina, cercare la dichiarazione di conformità UE è un errore — quel documento non esiste. Capire in quale parte dell'Allegato IV ti trovi è il primo controllo da fare quando prendi in carico un fascicolo.
Le novità rispetto alla Direttiva 2006/42/CE
Chi arriva dalla vecchia direttiva trova alcune differenze che pesano:
- Software e sicurezza. La documentazione tecnica deve includere il codice sorgente o la logica programmabile relativa alla sicurezza (Allegato IV, Parte A punto m e Parte B punto k). È il riconoscimento che, nelle macchine di oggi, la sicurezza vive anche nel software.
- Formato elettronico. La documentazione può essere gestita e conservata in formato elettronico, purché ne siano garantite integrità e autenticità.
- Struttura aggiornata. L'impianto segue il Nuovo Quadro Legislativo, con obblighi più espliciti lungo tutta la catena degli operatori economici.
Il ruolo del mandatario: non lo redigi, lo custodisci
Qui sta il punto che riguarda direttamente il rappresentante autorizzato. L'articolo 12 è netto: la stesura della documentazione tecnica dell'Allegato IV non rientra nel mandato. Resta un obbligo del fabbricante. Al mandatario, per delega, spetta invece di tenere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità, di fornirle su richiesta e di collaborare con le autorità.
Per quanto va conservato
La documentazione tecnica e la dichiarazione vanno tenute a disposizione delle autorità per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o della quasi-macchina. La conservazione in formato elettronico è ammessa, a condizione che il documento resti integro e autentico.
Cosa controllare quando ricevi il fascicolo dal mandante
Prima di prenderne la custodia, vale la pena verificare che la documentazione sia effettivamente completa. Una lista minima:
- Descrizione della macchina e uso previsto
- Valutazione dei rischi documentata
- Disegni e schemi, con le spiegazioni per comprenderli
- Norme armonizzate applicate
- Istruzioni per l'uso
- Dichiarazione di conformità UE (o di incorporazione)
- Codice sorgente / logica di sicurezza, dove applicabile
Se qualcosa manca, chiedilo al fabbricante prima di assumerne la custodia: dopo, il problema diventa tuo. Tenere questa verifica tracciata — chi ha consegnato cosa, e quando — è ciò che una cartella condivisa non garantisce e che un fascicolo digitale strutturato rende automatico.
Domande frequenti
Il mandatario deve redigere il fascicolo tecnico?
No. La stesura della documentazione tecnica di cui all'Allegato IV non rientra nel mandato: resta una responsabilità del fabbricante. Il mandatario la tiene a disposizione delle autorità e la esibisce su richiesta.
Dove è descritto il contenuto del fascicolo tecnico di una macchina?
Nell'Allegato IV del Regolamento (UE) 2023/1230: Parte A per le macchine e Parte B per le quasi-macchine. È l'evoluzione dell'Allegato VII della Direttiva 2006/42/CE.
Per quanto tempo va conservata la documentazione tecnica di una macchina?
Per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o della quasi-macchina, anche in formato elettronico purché integro e autentico.
Il fascicolo che esibisci deve essere completo
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