Cosa deve contenere il fascicolo tecnico di una macchina (Allegato IV)
Il Regolamento (UE) 2023/1230 chiama documentazione tecnica ciò che tutti conoscono come fascicolo tecnico. Il suo contenuto è definito nell'Allegato IV. A redigerlo è il fabbricante — ma per un mandatario conoscerlo a fondo è parte del ruolo, perché è lui a doverlo custodire ed esibire.
La documentazione tecnica: il fascicolo, con un nome nuovo
Dal 20 gennaio 2027 il Reg. UE 2023/1230 sostituisce la Direttiva 2006/42/CE. Il fascicolo tecnico diventa documentazione tecnica, descritta nell'Allegato IV: la Parte A per le macchine, la Parte B per le quasi-macchine. È l'evoluzione dell'Allegato VII della vecchia direttiva, aggiornata alla logica del Nuovo Quadro Legislativo europeo.
Cosa deve contenere (Allegato IV, in sintesi)
La documentazione tecnica deve consentire di valutare la conformità della macchina ai requisiti applicabili. In sintesi comprende:
- una descrizione completa della macchina e del suo uso previsto;
- la documentazione della valutazione dei rischi: il procedimento seguito e le misure di protezione adottate;
- i disegni e gli schemi di progettazione e fabbricazione della macchina e dei suoi componenti, sottoinsiemi e circuiti;
- le descrizioni e spiegazioni necessarie a comprendere quei disegni e il funzionamento della macchina;
- i riferimenti alle norme armonizzate applicate (e, dove servono, le altre specifiche tecniche);
- le istruzioni per l'uso;
- la dichiarazione di conformità UE (o, per le quasi-macchine, la dichiarazione di incorporazione con le istruzioni di assemblaggio).
Macchina o quasi-macchina? Il fascicolo cambia
L'Allegato IV è diviso in due parti perché due sono gli oggetti. La Parte A riguarda le macchine complete, pronte all'uso, che portano la marcatura CE e la dichiarazione di conformità UE. La Parte B riguarda le quasi-macchine: insiemi che non svolgono da soli un'applicazione definita e sono destinati a essere incorporati in altre macchine. Per queste non c'è la dichiarazione di conformità, ma la dichiarazione di incorporazione, accompagnata dalle istruzioni di assemblaggio.
Per un mandatario la distinzione non è teorica: cambia quali documenti ti aspetti di ricevere e custodire. Se un mandante ti affida una quasi-macchina, cercare la dichiarazione di conformità UE è un errore — quel documento non esiste. Capire in quale parte dell'Allegato IV ti trovi è il primo controllo da fare quando prendi in carico un fascicolo.
Le novità rispetto alla Direttiva 2006/42/CE
Chi arriva dalla vecchia direttiva trova alcune differenze che pesano:
- Software e sicurezza. La documentazione tecnica deve includere il codice sorgente o la logica programmabile relativa alla sicurezza (Allegato IV, Parte A punto m e Parte B punto k). È il riconoscimento che, nelle macchine di oggi, la sicurezza vive anche nel software.
- Formato elettronico. La documentazione può essere gestita e conservata in formato elettronico, purché ne siano garantite integrità e autenticità.
- Struttura aggiornata. L'impianto segue il Nuovo Quadro Legislativo, con obblighi più espliciti lungo tutta la catena degli operatori economici.
Direttiva o Regolamento: il fascicolo tecnico a confronto
Per chi ha in archivio macchine nate sotto la Direttiva e ne riceverà di nuove sotto il Regolamento, conviene avere sott'occhio cosa resta e cosa cambia. In sintesi:
| Direttiva 2006/42/CE | Reg. UE 2023/1230 | |
|---|---|---|
| Nome del documento | Fascicolo tecnico | Documentazione tecnica |
| Dove è descritto | Allegato VII | Allegato IV (Parte A macchine, Parte B quasi-macchine) |
| Software legato alla sicurezza | Non richiesto espressamente | Codice sorgente o logica programmabile inclusi nel fascicolo |
| Formato del fascicolo | Nessuna apertura esplicita al digitale | Formato elettronico ammesso, con integrità e autenticità garantite |
| Istruzioni per l'uso | Cartacee, secondo l'interpretazione consolidata | Digitali ammesse, con copia cartacea gratuita su richiesta |
| Conservazione | 10 anni | 10 anni (confermata) |
La sostanza, come si vede, non cambia: cambia il modo in cui il fascicolo può vivere — digitale, con il software dentro. Se vuoi andare oltre la documentazione tecnica, trovi qui il raffronto completo tra Direttiva macchine e Regolamento, articolo per articolo.
Il ruolo del mandatario: non lo redigi, lo custodisci
Qui sta il punto che riguarda direttamente il rappresentante autorizzato. L'articolo 12 è netto: la stesura della documentazione tecnica dell'Allegato IV non rientra nel mandato. Resta un obbligo del fabbricante. Al mandatario, per delega, spetta invece di tenere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità, di fornirle su richiesta e di collaborare con le autorità.
Per quanto va conservato
La documentazione tecnica e la dichiarazione vanno tenute a disposizione delle autorità per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o della quasi-macchina. La conservazione in formato elettronico è ammessa, a condizione che il documento resti integro e autentico.
Cosa controllare quando ricevi il fascicolo dal mandante
Prima di prenderne la custodia, vale la pena verificare che la documentazione sia effettivamente completa. Una lista minima:
- Descrizione della macchina e uso previsto
- Valutazione dei rischi documentata
- Disegni e schemi, con le spiegazioni per comprenderli
- Norme armonizzate applicate
- Istruzioni per l'uso
- Dichiarazione di conformità UE (o di incorporazione)
- Codice sorgente / logica di sicurezza, dove applicabile
Se qualcosa manca, chiedilo al fabbricante prima di assumerne la custodia: dopo, il problema diventa tuo. Tenere questa verifica tracciata — chi ha consegnato cosa, e quando — è ciò che una cartella condivisa non garantisce e che un fascicolo digitale strutturato rende automatico.
Gli errori più comuni nella custodia del fascicolo
Non è quasi mai la malafede a mettere in difficoltà un mandatario: sono le abitudini. Ecco quelle che si incontrano più spesso.
- Custodia "sulla fiducia". Si accetta il mandato senza aver verificato che la documentazione tecnica sia davvero completa. Il pezzo mancante emerge al momento peggiore: quando lo chiede l'autorità.
- Una versione sola. Il fabbricante aggiorna la macchina, ma il fascicolo custodito resta quello vecchio. Documentazione e macchina immessa sul mercato devono corrispondere, versione per versione.
- Fascicolo rimasto dal fabbricante. "Se serve, me lo mandano" non è custodia: è dipendere da un'azienda dall'altra parte del mondo, con altri fusi orari e altre priorità.
- Documenti sparsi. Un po' via email, un po' su un server condiviso, un po' su una chiavetta. Quando servono tutti insieme, ne manca sempre uno.
- Nessun legame tra macchina e fascicolo. Anni dopo, con il numero di serie in mano, nessuno sa più quale cartella corrisponde a quella macchina.
Un caso pratico: la richiesta che arriva davvero
Sei il mandatario di un fabbricante extraeuropeo. Un martedì arriva una PEC dell'autorità di vigilanza del mercato: chiede la documentazione tecnica di una macchina immessa sul mercato tre anni fa — numero di serie alla mano — e la relativa dichiarazione di conformità UE, entro quindici giorni.
Le domande a cui rispondere in quel momento sono tre. Qual è il fascicolo giusto? Quel fabbricante ti ha affidato più modelli, e su quel modello sono passate due versioni: serve la documentazione che corrisponde a quella macchina, non l'ultima ricevuta. È completo? Se all'appello manca un pezzo dell'Allegato IV — la valutazione dei rischi, o la parte di software legata alla sicurezza — il buco emerge adesso, e a rispondere della sua indisponibilità davanti all'autorità sei tu. Riesci a esibirlo in tempo? Se metà dei documenti è rimasta sui server del fabbricante, dall'altra parte del mondo e in un altro fuso orario, i quindici giorni si accorciano in fretta.
Niente di tutto questo è impossibile da gestire con le email e le cartelle. È solo lento, fragile — e la richiesta non arriva mai nella settimana tranquilla.
Sei pronto? La prova dei sessanta minuti
Scegli una macchina a caso tra quelle dei tuoi mandanti e cronometra. Entro un'ora dovresti poter dire sì a tutte queste domande:
- Trovo la documentazione tecnica di quella specifica macchina, nella versione corrispondente
- La dichiarazione di conformità UE (o di incorporazione) c'è e corrisponde alla macchina
- L'Allegato IV è completo: valutazione dei rischi, disegni, norme applicate, istruzioni
- So chi mi ha consegnato ogni documento, e quando
- Posso esibire tutto all'autorità in un formato leggibile, senza dover rincorrere il fabbricante
Se una risposta è no, hai trovato il punto da sistemare — prima che lo trovi l'autorità.
Domande frequenti
Il mandatario deve redigere il fascicolo tecnico?
No. La stesura della documentazione tecnica di cui all'Allegato IV non rientra nel mandato: resta una responsabilità del fabbricante. Il mandatario la tiene a disposizione delle autorità e la esibisce su richiesta.
Dove è descritto il contenuto del fascicolo tecnico di una macchina?
Nell'Allegato IV del Regolamento (UE) 2023/1230: Parte A per le macchine e Parte B per le quasi-macchine. È l'evoluzione dell'Allegato VII della Direttiva 2006/42/CE.
Per quanto tempo va conservata la documentazione tecnica di una macchina?
Per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato della macchina o della quasi-macchina, anche in formato elettronico purché integro e autentico.
Che differenza c'è tra il fascicolo tecnico della Direttiva macchine e la documentazione tecnica del Regolamento?
La sostanza è la stessa: cambiano il nome e la collocazione. Il fascicolo tecnico dell'Allegato VII della Direttiva 2006/42/CE diventa la documentazione tecnica dell'Allegato IV del Reg. UE 2023/1230, con due novità principali: include il codice sorgente o la logica programmabile legata alla sicurezza e può essere gestita in formato elettronico.
Da quando si applica l'Allegato IV del nuovo Regolamento macchine?
Dal 20 gennaio 2027, quando il Reg. UE 2023/1230 sostituisce la Direttiva 2006/42/CE. Fino ad allora il riferimento resta il fascicolo tecnico dell'Allegato VII della Direttiva.
Cosa succede se il mandatario non riesce a esibire la documentazione tecnica?
Tenerla a disposizione ed esibirla su richiesta è il cuore del mandato: della sua indisponibilità risponde il mandatario davanti all'autorità. Per questo conviene verificare la completezza del fascicolo prima di assumerne la custodia e chiedere subito al fabbricante ciò che manca.
Il fascicolo che esibisci deve essere completo
Scarica la guida al fascicolo tecnico delle macchine secondo il Reg. UE 2023/1230, o prova OpenCloud per custodire i fascicoli dei tuoi mandanti sempre completi e pronti da esibire.