La persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico: chi è, e che fine fa col nuovo Regolamento
C'è una riga che compare su milioni di dichiarazioni CE di conformità: «nome e indirizzo della persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico». Una figura che molti citano e pochi sanno definire — e che con il Reg. UE 2023/1230 sparisce. Vediamo chi era, cosa faceva davvero, e chi ne eredita i compiti dal 20 gennaio 2027.
Da dove viene: l'Allegato II della Direttiva
La figura nasce con la Direttiva 2006/42/CE. L'Allegato II, che definisce il contenuto delle dichiarazioni, chiede di indicare il nome e l'indirizzo della persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico — con un requisito preciso: deve essere stabilita nella Comunità. La richiesta vale sia per la dichiarazione CE di conformità delle macchine, sia per la dichiarazione di incorporazione delle quasi-macchine.
La logica era semplice: il fascicolo tecnico può stare ovunque nel mondo, anche negli archivi di un fabbricante extraeuropeo. Ma l'autorità di vigilanza europea deve avere un nome e un indirizzo in Europa a cui rivolgersi per ottenerlo. La persona autorizzata era quell'ancora.
Cosa faceva davvero (e cosa no)
Il nome inganna: «costituire il fascicolo» non significa redigerlo. La redazione del fascicolo tecnico è sempre stata una responsabilità del fabbricante. La persona autorizzata era il punto di contatto: su richiesta motivata dell'autorità, raccoglieva il fascicolo e lo metteva a disposizione. Un ruolo di reperibilità e di garanzia, non di produzione documentale.
Chi poteva ricoprirlo? Per un fabbricante europeo, spesso il fabbricante stesso o una persona interna. Per un fabbricante extraeuropeo serviva per forza qualcuno stabilito nell'Unione: nella pratica, molto spesso, il mandatario — che infatti si è trovato scritto su innumerevoli dichiarazioni proprio in questa veste.
Cosa cambia con il Reg. UE 2023/1230
Nei modelli di dichiarazione del nuovo Regolamento — l'Allegato V, che prende il posto dell'Allegato II della Direttiva — la voce della persona autorizzata non compare più. Non è una svista: è un cambio di impostazione. Il Regolamento segue il Nuovo Quadro Legislativo europeo, che non affida la reperibilità del fascicolo a una persona nominata in dichiarazione, ma la distribuisce sull'intera catena degli operatori economici:
- il fabbricante redige la documentazione tecnica dell'Allegato IV e la tiene a disposizione per almeno 10 anni;
- il mandatario, secondo il mandato scritto, la custodisce e la esibisce alle autorità su richiesta;
- l'importatore deve garantire che la documentazione possa essere messa a disposizione delle autorità.
In altre parole: la funzione non sparisce — sparisce la casella in dichiarazione. I compiti che la persona autorizzata svolgeva di fatto vengono assorbiti dai ruoli formali degli operatori economici, ciascuno con i propri obblighi scritti nel Regolamento.
Quindi non serve più nessuno in Europa?
No, il punto d'appoggio europeo resta — cambia solo la forma. Le regole sulla vigilanza del mercato (Reg. UE 2019/1020) richiedono comunque, per i prodotti immessi nell'Unione, un operatore economico stabilito nell'UE che risponda della documentazione di conformità. Per un fabbricante extraeuropeo le strade sono le stesse di prima: un importatore, o — con più controllo e continuità — un mandatario con mandato scritto.
Per il mandatario, anzi, il passaggio è una promozione: da nome ripetuto nelle dichiarazioni a ruolo regolato, con compiti minimi definiti dal Regolamento e la custodia della documentazione tecnica al centro del mandato. Ciò che prima era una prassi diventa un perimetro chiaro — e una responsabilità tracciabile.
Cosa fare, in pratica
Tre verifiche valgono il tempo che richiedono, meglio se prima del 20 gennaio 2027:
- Censisci le dichiarazioni in cui sei indicato come persona autorizzata: per quelle macchine resti il punto di contatto, e i fascicoli devono essere rintracciabili.
- Aggiorna i modelli di dichiarazione per le macchine immesse sul mercato dal 20 gennaio 2027: si segue l'Allegato V, senza la voce della persona autorizzata.
- Rileggi i mandati scritti: la custodia e l'esibizione della documentazione tecnica devono esserci, nero su bianco, perché è lì che il Regolamento sposta il peso.
Le dichiarazioni già emesse sotto la Direttiva, per le macchine immesse fino al 19 gennaio 2027, restano valide così come sono: nessuna riemissione, nessuna correzione. Semplicemente, da quella data in poi, si scrive in un altro modo.
Domande frequenti
Chi è la persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico?
È la figura prevista dall'Allegato II della Direttiva 2006/42/CE: la persona, stabilita nella Comunità, indicata con nome e indirizzo nella dichiarazione CE di conformità (e in quella di incorporazione), a cui l'autorità può rivolgersi per ottenere il fascicolo tecnico della macchina. Non deve redigerlo lei: lo raccoglie e lo mette a disposizione.
La persona autorizzata esiste ancora con il Reg. UE 2023/1230?
No. Nei modelli di dichiarazione dell'Allegato V del Reg. UE 2023/1230 la voce non compare più. I suoi compiti passano alla catena degli operatori economici: il fabbricante redige e conserva la documentazione tecnica per almeno 10 anni, il mandatario la custodisce e la esibisce secondo il mandato, l'importatore ne garantisce la disponibilità alle autorità.
Le dichiarazioni emesse sotto la Direttiva vanno rifatte?
No. Le dichiarazioni delle macchine immesse sul mercato fino al 19 gennaio 2027 sotto la Direttiva 2006/42/CE restano valide così come sono, con la persona autorizzata indicata. I modelli dell'Allegato V si applicano alle macchine immesse sul mercato dal 20 gennaio 2027.
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